Stoppen Sie ineffiziente Meetings. Leiten Sie Besprechungen mit Esprit
In Besprechungen oder vergleichbaren Veranstaltungen wird viel Arbeitszeit verbracht. Diese Zeit muss jedoch effizient genutzt und qualifizierte Ergebnisse erreicht werden. Die Motivation der Beteiligten ist für die Realisierung der Ergebnisse idealerweise nach der Besprechung höher als vorher.
11 Regeln für Besprechungen |
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Ziel |
Teammeetings effizient und diszipliniert durchführen |
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Anlass |
Viele Teammeetings verlieren rasch an Effizienz, weil es an einfacher Disziplin mangelt. Die hier aufgelisteten Regeln sind so unkompliziert und praxisgerecht, dass sie von allen ausgeführt werden können und dadurch jeder seinen Eitrag zum effizienten Gelingen des Meetings leisten kann.
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Vorgehen |
Stellen Sie diese elf Regeln in Ihrem nächsten Teammeeting vor.
Diskutieren Sie den Sinn der Regeln und finden Sie zu einem Konsens darüber, dass sich alle Teammitglieder zu diesen (oder von Ihnen abgewandelten) Regeln bekennt.
Hängen Sie diese 11 Regeln im Besprechungsraum deutlich sichtbar auf.
Sorgen Sie dafür, dass bei Abweichungen nicht sanktioniert, aber rechtzeitig und höflich auf die entsprechende Regel verwiesen wird.
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Regeln |
- Agenda und Besprechungsziele
Kommunizieren Sie rechtzeitig vorab die Agenda und die Ziele der Besprechung. Fordern Sie Ihre Teammitglieder auf, sich auf die Besprechungsthemen vorzubereiten. Indem Sie zu jedem Thema das erwünschte Besprechungsziel formulieren wissen die Teilnehmer bereits vorab, was von ihnen erwartet wird. Nutzen Sie zur Gliederung die I.D.E. Regel.
- Pünktlich sein
Eine große Quelle der Ineffizienz von Teambesprechung ist die Unverbindlichkeit und das Warten auf fehlende Teilnehmer. Fordern Sie pünktliches Erscheinen und Starten, damit alle sich nach dem Zeitplan richten können.
- Aktiv teilnehmen und Fragen stellen
Bitten Sie Ihre Besprechungsteilnehmer auf zu allen Diskussionspunkten aktiv eigene Ideen einzubringen. Fordern Sie auch die Personen auf, die sich selten zu Wort melden.
- Das Problem angreifen, nicht Personen
Ermuntern Sie zu konstruktiver Kritik und zu Verbesserung. Ihre Teammitglieder müssen eine Lernhaltung entwickeln. Es muss also darum gehen, von den Ideen und Erfahrungen der Kollegen zu profitieren. Fordern Sie auf, Ergänzungen und Verbesserungen einzubringen. Fehlschläge gibt es nicht – nur Lernchancen!
- Ausreden lassen
Achten Sie darauf, dass die Teilnehmer sich untereinander mit Respekt behandeln und sich nicht ins Wort fallen.
- Auf Ausgeglichenheit der Redebeiträge achten
Achten Sie darauf, dass niemand das Team mit eigenen Meinungen dominiert. Das gilt selbstverständlich auch für Sie selbst. Bringen Sie daher in den Diskussionsrunden Ihre Meinung erst am Ende ein.
Ausnahme: Informationen und Anweisungen die nicht diskutabel sind.
- Ideen akkurat aufschreiben bzw. am Flipchart visualisieren
Nutzen Sie die zur Verfügung stehenden Medien zur Visualisierung und Protokollierung. Visualisierung steigert die Kreativität und Übersichtlichkeit.
- Klopfen-Regel, wenn jemand vom Thema abschweift
Ermöglichen Sie allen Teilnehmern von der Klopf-Regel Gebrauch zu machen, sobald vom Tagesordnungspunkt abgewichen wird. Das schafft Disziplin in den Redebeiträgen. Wenn in Diskussionen unvorhergesehen neue Themen auftauchen nutzen Sie dafür den Themenspeicher.
- Einen Themenspeicher benutzen
Schreiben Sie neue Themen auf ein extra Papier, um diese nicht zu vergessen und bei passender Gelegenheit oder bei der nächsten Teambesprechung darauf zurück zu kommen.
- Keine Handys oder Computer
Vereinbaren Sie, dass für die Besprechungszeit alle Handys und auch Computer ausgeschaltet bleiben. Das gilt auch für Ihr eigenes! Wir empfehlen sogar wo möglich die Besprechungen ohne Tische, sondern im Stuhlkreis mit Flipchart und Pinnwand durchzuführen. Das ermöglicht Bewegung und Konzentration.
- Spaß haben
Genießen Sie die Gemeinschaft und den gemeinsamen Erfolg. Ermöglichen Sie auch Zeit und Raum für Informelles, Persönliches und Spaß.
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Vorsicht |
Achten Sie darauf, dass ein Verstoß gegen die Regeln von Ihnen benannt wird, ohne dass dabei Sanktionen ausgesprochen werden. Die Teammitglieder erfahren dadurch, dass es Ihnen ernst ist mit der Einhaltung und Umsegtzung. Nach einer Eingewöhnungsphase werden die Regeln automatisch eingehalten. |
