ABC-Analyse

Mit der ABC-Analyse sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtig und Dringlich.

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ABC-Analyse

Ziele
  • "Die richtigen Dinge tun, nicht nur die Dinge richtig tun" (Erich Kästner)
  • die richtige Zeiteinteilung finden
  • Prioritäten setzen
  • Wichtiges von Unwichtigem und Dringlichem unterscheiden
Anlass Wenn Sie Ihre Aufgaben nach Prioritäten sortieren, Aufgaben an Mitarbeiter delegieren oder schlichtweg auch "ausmisten" wollen, eignet sich die ABC-Analyse hervorragend.
Vorgehen Einteilung der Aufgaben nach der Staffelung:

A: wichtig und dringend
Höchste Priorität haben alle zeitlich drängenden Dinge mit einem hohen Ertragswert.

B: wichtig
Zweithöchste Priorität besitzen alle Aufgaben, die zwar einen hohen Ertragswert, allerdings keine Dringlichkeit besitzen.

C: dringend
Dritthöchste Priorität besitzen die Aufgaben, die zwar keinen hohen Ertragswert haben, jedoch zeitlich drängend sind. (Bevor evtl. ein hohes Risiko entsteht). Möglichkeit der Delegation prüfen.

D: weder wichtig, noch dringend
Alle Aufgaben, die keinen Ertragswert versprechen und auch keine Dringlichkeit besitzen sollten sogleich ausgesondert werden.

Beispiel:
Bei einer Tagesrechnung von ca. fünf zu verplanenden Stunden heißt das:

A-Aufgaben bilden 15% der Menge aller Aufgaben, der Wert liegt bei 65%, also: 3 Std. einkalkulieren

B-Aufgaben bilden 20% der Menge aller Aufgaben, der Wert liegt bei 20%, also: 1 Std. einkalkulieren.

C-Aufgaben bilden 65% der Menge aller Aufgaben, der Wert liegt bei 15%, also: 45 Min. einkalkulieren.

Vorsicht Damit alle an einem Strang ziehen können, ist es im Team notwendig, dass Einigkeit über die Einordnung der Aufgaben besteht.
Ergebnis - Zielorientierung statt Tätigkeitsorientierung
- Effektivität statt Effizienz.
Typische Fehler Viel zu schnell verzettelt man sich mit der Fülle unwichtiger Aufgaben. Am besten man beginnt mit den A-Aufgaben und sucht sich dort die erfolgversprechendsten heraus.
Die Gefahr ist, dass man entweder die Lieblingsaufagben (meist keine dringlichen Dinge) vorweg erledigt, um dann festzustellen, dass nicht mehr ausreichend Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben bleibt.

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Foto: Marion Wagner - Pixelio.de

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